Häufig unbekannt ist eine Regelung des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG), wonach „nicht öffentliche Stellen“ (gemeint sind Unternehmen und Unternehmer), die personenbezogene Daten bearbeiten und nutzen, jedermann auf Anforderung ein sogenanntes öffentliches Verfahrensverzeichnis zur Verfügung zu stellen haben.
Hintergrund dieser gesetzlichen Regelung ist, dass die Art und Weise, wie Daten verarbeitet werden, nach außen hin kenntlich gemacht werden soll. Hierzu hat die „verantwortliche Stelle“, dies meint etwa den Beauftragten für den Datenschutz oder das leitende Organ eines Unternehmens – bei einer GmbH der Geschäftsführer –, eine als „öffentliches Verfahrensverzeichnis“ bezeichnete Übersicht für jedermann bereitzustellen.
Diese Übersicht umfasst einen abschließenden Katalog von 8 Punkten. Danach sind zu benennen:
– der Name oder die Firma der verantwortlichen Stelle,
– die Namen der gesetzlichen Vertreter sowie der Name des (eventuell vorhandenen) Beauftragten für den Datenschutz,
– die postalische Anschrift,
– die Zweckbestimmung der Datennutzung,
– eine Beschreibung der von der Datennutzung betroffenen Personengruppe,
– die Empfänger der personenbezogenen Daten,
– die Regelfrist für die Datenlöschung,
– sowie eine Angabe darüber, ob eine Datenübermittlung in Drittstaaten geplant ist oder nicht.
Die Art und Weise, wie dieses öffentliche Verfahrensverzeichnis gestellt werden muss, ist gesetzlich nicht näher normiert. Ausreichend ist auf jeden Fall die Bereitstellung in elektronischer Form. Nicht notwendig ist es, das öffentliche Verfahrensverzeichnis beispielsweise auf der Unternehmenshomepage öffentlich zugänglich zu machen, da das Gesetz lediglich fordert, dass das öffentliche Verfahrensverzeichnis nur auf Antrag zur Verfügung zu stellen ist. Beachtet werden muss jedoch, dass dieses Recht zur Verfügungsstellung für jedermann gilt; nicht notwendig ist, dass der Antragsteller in irgendeiner Verbindung zum Unternehmen steht.
Die nicht oder nicht vollständig erfolgte Übermittlung des öffentlichen Verfahrensverzeichnisses auf Antrag hin kann ggfs. ein Einschreiten der Aufsichtsbehörde und schlimmstenfalls die Festsetzung eines Zwangsgeldes zur Folge haben. Wie oben dargestellt, ist dies jedoch leicht zu vermeiden. (EO)